Pregătirea pentru auditul de mediu: ce documente sunt necesare conform OUG nr. 196/2005

Pregătirea pentru auditul de mediu conform Ordonanței de Urgență nr. 196/2005 privind Fondul pentru Mediu implică strângerea unor documente și informații necesare pentru evaluarea impactului asupra mediului și conformitatea cu cerințele legislative. Iată care sunt principalele documente și ce aspecte trebuie luate în considerare:

Documente privind conformitatea legală și autorizațiile de mediu

● Autorizația de mediu (dacă este necesară): este documentul esențial care atestă că activitatea desfășurată de organizație este conformă cu legislația de mediu;

● Autorizația integrată de mediu (dacă se aplică): pentru anumite activități industriale care au un impact major asupra mediului, poate fi necesară o autorizație integrată;

● Raportările anuale privind emisiile și deșeurile: documente care includ raportările legate de emisiile de gaze cu efect de seră, poluanți, ape uzate, gestionarea deșeurilor etc.;

● Declarația privind contribuția la Fondul pentru Mediu: declarațiile fiscale anuale sau periodice prin care se achită contribuția la Fondul pentru Mediu, conform OUG 196/2005.

Procesul de obținere a autorizațiilor de mediu implică mai multe etape și cerințe legale. În primul rând, entitatea trebuie să depună o cerere la autoritatea competentă, împreună cu documentația necesară care demonstrează conformitatea cu reglementările de mediu. Aceasta poate include studii de impact asupra mediului, planuri de gestionare a deșeurilor sau alte documente relevante. După evaluarea cererii, autoritatea poate emite autorizația, eventual cu anumite condiții care trebuie respectate.

Entitățile care dețin o autorizație de mediu au mai multe responsabilități. Acestea includ monitorizarea și raportarea regulată a impactului activității asupra mediului și conformarea cu toate condițiile stipulate în cadrul autorizației. Astfel, autorizația de mediu nu este doar un document, ci un angajament de a respecta standardele de mediu.

Documente despre gestionarea deșeurilor

Gestionarea adecvată a deșeurilor constituie o parte esențială a operațiunilor de afaceri, mai ales din perspectiva conformității legale și a responsabilității față de mediu. În acest sens, companiile pot genera diferite tipuri de deșeuri, fie acestea periculoase, nepericuloase, reciclabile sau organice. Diversitatea deșeurilor implică o serie de practici specifice de manipulare și eliminare, precum și o documentație adecvată a acestor procese:

● Evidența gestiunii deșeurilor: documentele și registrele care atestă tipul și cantitățile de deșeuri generate, depozitarea, transportul, reciclarea sau eliminarea acestora, inclusiv rapoartele realizate de OIREP-urile ce implementează schemele de responsabilitate extinsă a producătorilor respectivi;

● Contractele cu operatorii de deșeuri: acorduri încheiate cu operatori de colectare, transport și eliminare a deșeurilor;

● Fișe de securitate pentru deșeuri periculoase: documente necesare în cazul în care organizația gestionează deșeuri periculoase.. 

Documente privind consumul de resurse

● Evidența consumului de apă, energie și alte resurse: rapoarte detaliate care să arate consumul de resurse naturale și sursele acestora.

● Măsuri de eficiență energetică: înregistrări privind programele sau acțiunile implementate pentru a îmbunătăți eficiența energetică și pentru a reduce consumul de resurse.: 

Documente despre emisii și poluare

Procesul de audit pentru emisii și poluare implică examinarea atentă a tuturor acestor documente de către un auditor independent. În timpul auditului, auditorul poate pune întrebări legate de modul în care compania își măsoară și raportează emisiile, precum și de măsurile pe care le ia pentru a minimiza impactul asupra mediului. Pentru a se pregăti pentru audit, companiile ar trebui să se asigure că au la dispoziție toate documentele necesare, iar acestea sunt actualizate și corecte:

● Monitorizarea emisiilor atmosferice: Rapoarte de monitorizare a emisiilor, inclusiv gazele cu efect de seră și alți poluanți, în funcție de activitatea desfășurată;

● Raportări privind gestionarea apelor uzate: Informații privind cantitatea și calitatea apelor uzate evacuate, dacă este cazul.

Documente privind planurile și măsurile de protecție a mediului

● Planurile de prevenire și intervenție în caz de poluare accidentală: măsuri implementate pentru a preveni sau minimiza efectele negative asupra mediului în caz de incidente;

● Programul de monitorizare a mediului: planuri și proceduri de monitorizare continuă a factorilor de mediu. Acestea pot fi politici de mediu pentru reducerea amprentei de carbon, coduri de conduită sau certificate de conformitate cu standardele de mediu internaționale. 

Alte documente pentru auditul de mediu

● Raportul de audit de mediu anterior: dacă există un audit de mediu efectuat anterior, acest raport va oferi informații utile și recomandări pentru îmbunătățiri;

● Declarațiile și rapoartele financiare privind Fondul pentru Mediu: dacă organizația este responsabilă pentru plata contribuțiilor la Fondul pentru Mediu, acestea trebuie să fie pregătite pentru a demonstra conformitatea financiară;

● Alte documente solicitate de auditor: specificații tehnice sau alte informații privind activitățile cu impact asupra mediului.

Pregătirea pentru auditul de mediu conform OUG nr. 196/2005 necesită o abordare riguroasă în colectarea și gestionarea documentelor care demonstrează conformitatea cu cerințele de mediu, inclusiv gestionarea deșeurilor, controlul emisiilor, utilizarea resurselor și măsurile de prevenire a poluării. În acest context, colaborarea cu OIREP-uri este necesară, pentru conformarea cu obligațiile de mediu, pregătirea documentației pentru audit, asistență tehnică și consultanță. 

De asemenea OIREP-urile asigură raportarea periodică și monitorizarea conformității, pot să realizeze audituri interne și verificări prealabile, pentru a identifica eventualele lacune sau probleme care trebuie corectate înainte de controlul oficial.

Surse:  https://afm.ro/main/legislatie_taxe_si_contributii/2022/oug_196_2005-2022_10_03.pdf și https://www.curteadeconturi.ro/uploads/98b27e01/506a063a/ad167616/d51805e5/16488c0f/1201cb59/9d53ccd4/2d9b9988/ghid_mediu1.pdf accesate  la 13.09.2024